Niniejsza polityka prywatności („Polityka prywatności”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników platformy RecycloGo („Platforma”) za pośrednictwem formularzy tam zamieszczonych i korzystających z Platformy.
1. Administratorem danych osobowych, w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), przekazanych za pośrednictwem Platformy jest Recyclo Go sp. z o.o. z siedzibą w Nysie przy ul. Celnej 28, 48-300 Nysa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001264964, posiadająca numer NIP: 7532486604, numer REGON: 545654484, o kapitale zakładowym wpłaconym w całości w wysokości 5 000 zł („Recyclo Go” lub „Administrator”).
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych wyznaczonym przez Administratora możliwy jest pisemnie lub osobiście pod adresem siedziby Recyclo Go – ul. Celna 28, 48-300 Nysa, a także za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, tj. pod adresem e-mail: iod@recyclogo.pl lub numerem telefonu: +48 735 019 629.
3. Zakres danych. Platforma realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach Platformy i ich zachowaniach poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach informacje oraz poprzez gromadzenie plików „cookies”. Zasady wykorzystywania plików „cookies”: oraz innych podobnych technologii przechowywania i uzyskiwania dostępu do informacji w Platformie RecycloGo określone są w Polityce Cookies.
4. Polityka prywatności ma zastosowanie do użytkowników korzystających z Platformy.
5. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi przedstawionego zapytania czy zlecenia odbioru i transportu odpadów opakowaniowych, o których mowa w załączniku nr 1a poz. 1-3 do ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi („Odpady opakowaniowe”). Administrator zbiera zatem dane w zakresie niezbędnym do świadczenia usług drogą elektroniczną, a także informacje o aktywności użytkownika w Platformie, w tym takie dane takie jak:
• imię
• nazwisko,
• adres,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• stanowisko zajmowane w ramach organizacji, z którą łączy użytkownika stosunek prawny,
• dane reprezentowanych organizacji, w tym dane identyfikacyjne, rejestrowe, kontaktowe.
Ponadto Administrator będzie przetwarzać dane niezbędne do realizacji usług odbioru, transportu i gospodarowania Odpadami opakowaniowymi („Usługi gospodarowania Odpadami opakowaniowymi”), w tym dane takie jak:
• adres odbioru Odpadów opakowaniowych,
• adres rozliczeniowy,
• numer rachunku bankowego,
• dane dotyczące liczby i rodzaju przekazywanych Odpadów opakowaniowych,
• dane dotyczące rozliczeń związanych z Usługą gospodarowania Odpadami opakowaniowymi,
• dane lokalizacyjne związane z Usługą gospodarowania Odpadami opakowaniowymi,
• adres IP,
• identyfikatory urządzeń wykorzystywanych do korzystania z Platformy,
• dane dotyczące logowania i aktywności w Platformie.
Dane osobowe mogą zostać pozyskane również od podmiotów reprezentowanych przez użytkownika, jego pracodawcy, zleceniodawcy lub z publicznie dostępnych rejestrów przedsiębiorców.
6. Administrator będzie przetwarzać dane osobowe Użytkownika, ponieważ może być on osobą kontaktową dla Administratora u jego obecnego lub potencjalnego kontrahenta („Kontrahent”).
7. Celem przetwarzania danych jest:
• potrzeba kontaktu z Użytkownikiem w celu udzielenia odpowiedzi na pytania zadane za pośrednictwem formularza, przedstawienia oferty, wykonywania umowy świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi między Administratorem a Kontrahentem, a także potrzeba kontaktu z użytkownikiem w bieżących sprawach związanych z wyżej wymienionymi kwestiami, m.in. składania i rozpatrywania wniosków czy reklamacji. W tym zakresie podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości bieżącego kontaktu z Użytkownikiem;
• potrzeba przekazywania informacji o działalności Administratora i dostępnych dla użytkownika formach współpracy z Administratorem;
• zapewnienie bezpieczeństwa Platformy;
• przeciwdziałanie nadużyciom w procesie świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi,
• prowadzenie statystyk i analiz realizowanych Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi,
• rozwój, testowanie, utrzymywanie i doskonalenie funkcjonalności Platformy oraz świadczonych usług.
8. W przypadku korzystania przez użytkownika z dodatkowych funkcjonalności Platformy, Administrator może przetwarzać dane związane z:
• programami partnerskimi,
• programami lojalnościowymi,
• komunikacją marketingową,
• historią aktywności użytkownika.
9. Administrator może przetwarzać dane dotyczące sposobu korzystania z Platformy, w tym dane eksploatacyjne, identyfikatory urządzeń, logi systemowe, informacje o sesjach użytkownika, adres IP oraz dane diagnostyczne.
10. Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony prywatności użytkowników Platformy.
11. Administrator przechowuje logi systemowe dokumentujące operacje wykonywane przez użytkowników w Platformie. Logi mogą obejmować datę i godzinę operacji, identyfikator użytkownika, adres IP oraz zakres wykonanych czynności.
12. Dane związane z realizacją Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi. W związku z realizacją przez Administratora Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi może on przetwarzać dane dotyczące:
• zadeklarowanej przez użytkownika liczby i rodzaju Odpadów opakowaniowych,
• zweryfikowanej w procesie świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi liczby i rodzaju Odpadów opakowaniowych,
• czasu i lokalizacji odbioru Odpadów opakowaniowych,
• identyfikatorów służących do zabezpieczeń opakowań transportowych zawierających Odpady opakowaniowe (plomb),
• kodów QR lub innych znaczników generowanych przy zleceniu odbioru Odpadów opakowaniowych,
• danych operatorów logistycznych i transportujących realizujących proces transportu w ramach świadczonych przez Administratora Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi,
• historii rozliczeń.
Dane wskazane powyżej wykorzystywane są w celu zapewnienia przez Administratora prawidłowej realizacji Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi oraz dokonywania rozliczeń związanych z realizacją ww. Usług, przypisania Odpadów opakowaniowych do użytkownika, weryfikacji poprawności rozliczeń, prowadzenia dokumentacji operacyjnej, a także zapewnienia bezpieczeństwa realizacji Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi i dokonywanych w związku z nimi rozliczeń. Administrator może przechowywać dane dotyczące świadczonych Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi, rozliczeń oraz aktywności użytkownika dla celów dowodowych, rozliczeniowych i statystycznych.
13. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody wyrażonej przez użytkownika oraz w przypadkach, w których przepisy prawa upoważniają Administratora do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub w celu realizacji zawartej pomiędzy stronami umowy świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi. W szczególności podstawę prawną stanowić będzie:
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – jeżeli przetwarzanie jest konieczne do realizacji umowy świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi, której stroną jest konsument lub użytkownik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którego dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie użytkownika, którego dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli przetwarzanie jest nieodzowne dla realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak ewentualna konieczność odpierania lub realizacji roszczeń cywilnoprawnych lub działania mające na celu usprawnienie kontaktu z użytkownikiem – przy czym prawnie uzasadniony interes Administratora obejmuje w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obronę przed roszczeniami, prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych, rozwój funkcjonalności Platformy, komunikację z użytkownikami oraz organizację współpracy w zakresie świadczonych przez Administratora usług,
• art. 6 ust. 1 lit. a) oraz art. 7 i art. 21 RODO – jeżeli przetwarzanie jest prowadzone w celu dokonania komunikacji marketingowej oraz przesyłania informacji handlowych dotyczących zakresu świadczonej przez Administratora działalności gospodarczej.
14. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych Administratorowi danych, Administrator opracował wewnętrzne procedury i zalecenia, które mają zapobiec udostępnieniu danych użytkownika osobom nieupoważnionym. Administrator kontroluje ich wykonywanie i stale sprawdza ich zgodność z powszechnie obowiązującym prawem, w tym w szczególności ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także wszelkiego rodzaju aktami wykonawczymi i aktami prawa wspólnotowego. Ponadto Administrator oświadcza, że stosuje środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
Administrator stosuje w szczególności:
• szyfrowanie połączeń,
• zabezpieczenia systemów informatycznych,
• kontrolę dostępu do danych,
• procedury zarządzania dostępem do Platformy,
• procedury tworzenia kopii zapasowych,
• środki zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem.
W przypadku utraty danych dostępowych konta, użytkownik może skorzystać z procedury ich resetu.
15. Do danych zawartych w formularzu przysługuje wgląd użytkownikowi, który je tam umieścił. Użytkownik ma również prawo do modyfikacji i żądania zaprzestania przetwarzania udostępnionych Administratorowi danych w dowolnym momencie.
16. Dane, informacje i dokumenty przekazywane przez użytkowników w związku z realizacją Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa Administratora lub podmiotów współpracujących. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne zmierzające do ochrony takich informacji.
17. Administrator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszej Polityce prywatności, na które może wpłynąć rozwój technologii internetowej lub zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój Platformy. O wszelkich zmianach Administrator będzie informować użytkownika w sposób widoczny i zrozumiały.
18. W Platformie mogą pojawiać się linki do innych stron Internetowych. Takie strony Internetowe działają niezależnie od Platformy i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Administratora Platformy. Strony te mogą posiadać własne polityki regulujące kwestie ochrony prywatności oraz regulaminy, z którymi użytkownik zobowiązany jest zapoznać się we własnym zakresie przed rozpoczęciem korzystania ze strony Internetowej.
19. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania. W szczególności:
• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umowy o świadczenie Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami;
• dane zawarte w dokumentacji księgowej, rozliczeniowej i podatkowej przetwarzane są przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa podatkowego i rachunkowego;
• dane przetwarzane w związku z realizacją obowiązków prawnych ciążących na Administratorze przechowywane są przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa Platformy, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, prowadzenia analiz biznesowych i statystycznych oraz rozwoju funkcjonalności Platformy, przechowywane są do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania;
• dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym na potrzeby komunikacji marketingowej, przetwarzane są do czasu wycofania zgody, chyba że wcześniej ustaną cele ich przetwarzania;
• dane związane z korzystaniem z funkcjonalności czatu, w tym treść rozmów, przechowywane są przez okres 180 dni od dnia zakończenia rozmowy, chyba że dłuższy okres przechowywania jest niezbędny do realizacji obowiązków prawnych Administratora, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• logi systemowe, dane dotyczące aktywności w Platformie oraz dane techniczne związane z zapewnieniem bezpieczeństwa Platformy przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Platformy, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, chyba że ich dalsze przechowywanie jest uzasadnione obowiązkiem prawnym lub koniecznością dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przetwarzanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
20. Administrator może przekazać dane użytkownika innym podmiotom, m.in. operatorom logistycznym, podmiotom świadczącym usługi transportu, magazynowania, odbioru, przetwarzania lub recyklingu Odpadów opakowaniowych oraz podmiotom uczestniczącym w realizacji Usługi gospodarowania Odpadami opakowaniowymi, aby zapewnić jak najwyższy standard świadczonych Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi lub jeżeli przekazanie danych wynika z nałożonego na Administratora obowiązku prawnego. W szczególności dane użytkownika mogą być udostępniane podmiotom dostarczającym lub utrzymującym infrastrukturę Platformy, podmiotom i osobom świadczącym usługi finansowe, analityczne, doradcze, prawne oraz innym podmiotom, którym Administrator w celu wykonywania praw i obowiązków wynikających z zawartych umów świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi powierzył dane (procesorom), a także organom uprawnionym do otrzymywania danych na podstawie przepisów prawa. Administrator zapewni, aby dane użytkownika były przekazywane ww. osobom jedynie w sytuacji i zakresie, gdy takie przekazanie będzie niezbędne do realizacji określonych działań. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Ponadto dane mogą być również przekazywane dostawcom usług sztucznej inteligencji wykorzystywanym do obsługi funkcjonalności Platformy.
W razie zobowiązania do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej na potrzeby prowadzonych przez nie przyszłych lub trwających postępowań, dane użytkownika będą przekazane wyłącznie wówczas, gdy istnieć będzie właściwa ku temu podstawa prawna.
21. Administrator korzysta z usług dostawców technologicznych wspierających funkcjonowanie Platformy. W szczególności dane użytkowników mogą być przekazywane:
• OpenAI – w związku z funkcjonalnością czatu;
• OpenStreetMap Foundation – w związku z udostępnianiem usług mapowych;
• Esri – w przypadku korzystania z warstwy zdjęć satelitarnych;
• Cloudflare – w związku z wprowadzeniem zabezpieczenia formularzy przed nadużyciami.
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO.
22. Platforma wykorzystuje usługi mapowe dostarczane przez podmioty trzecie. W związku z wyświetleniem mapy adres IP użytkownika oraz dane techniczne niezbędne do nawiązania połączenia mogą zostać przekazane dostawcy usługi mapowej.
23. Dane użytkownika przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, w tym m.in. dane udostępnione Administratorowi w celach realizowania działań marketingowych takich jak przesyłanie informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej, przetwarzane będą do czasu cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania realizowanego przed wycofaniem zgody.
24. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych użytkownika, przysługuje mu prawo do:
• dostępu do treści danych, z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Administrator – zgodnie z art. 15 RODO,
• sprostowania danych – zgodnie z art. 16 RODO,
• usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, zgodnie z art. 17 RODO,
• ograniczenia przetwarzania danych – zgodnie z art. 18 RODO,
• przenoszenia danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, zgodnie z art. 20 RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadków, w których Administrator posiada uprawnienie do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa – zgodnie z art. 21 RODO,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, adres e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl), jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
25. Podanie przez użytkownika danych jest dobrowolne, jednak ich nieudostępnienie będzie skutkować brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy świadczenia Usług gospodarowania Odpadami opakowaniowymi między użytkownikiem a Recyclo Go.
26. W przypadku korzystania przez Użytkownika z funkcjonalności czatu dostępnej w Platformie Administrator może przetwarzać treść wiadomości przekazywanych przez Użytkownika, historię rozmowy, dane techniczne związane z korzystaniem z czatu oraz identyfikatory Użytkownika niezbędne do zapewnienia działania tej funkcjonalności. Dane związane z korzystaniem z czatu są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi Użytkownikowi, zapewnienia prawidłowego działania czatu, poprawy jakości świadczonych usług, rozpatrywania zgłoszeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom.
27. Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Na podstawie historii zgłoszeń Platforma może automatycznie uzupełniać zapas materiałów eksploatacyjnych, z czego Użytkownik może zrezygnować, zgłaszając to w Platformie.
28. Wnioski dotyczące realizacji praw użytkowników mogą być kierowane na dane kontaktowe wskazane w pkt 2 Polityki prywatności. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, tj. w terminie nieprzekraczającym miesiąca od dnia otrzymania wniosku.
29. Administrator może dokonywać zmian Polityki prywatności ze względu na istotne zmiany prawa, zmiany organizacyjne lub techniczne. O zmianach Polityki prywatności Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem Platformy lub drogą elektroniczną.
30. Aktualna wersja Polityki prywatności dostępna jest w Platformie.
31. Administrator może udostępniać użytkownikom archiwalne wersje Polityki prywatności.